La importancia de Tener un Programa de Bienvenida

Todos hemos sido nuevos en algún momento, en alguna empresa y en algún puesto, y no hay nada que nos recuerde más esos nervios internos retorciéndose en nuestras entrañas y haciéndonos latir el corazón, afectando todo nuestro cuerpo, que saberse nuevo, es un momento único, excitante, expectante, lleno de ideas positivas y negativas a la vez, por más autoconfianza que tengamos no podemos evitar sentirnos alterados por la experiencia que estamos por comenzar en nuestra vida profesional y laboral.

Reconociendo esto es que queremos en esta ocasión, resaltar la importancia de los procesos de Bienvenida o también llamados OnBoarding en las empresas y en los puestos de trabajo. Un programa de Bienvenida u OnBoarding es muy amplio, pero también es importante, y aquí hago una pausa, ya que muchos profesionales de Recursos Humanos y muchas empresas piensan que tener un programa de Bienvenida es “caro” por ello quiero iniciar recalcando que en realidad No tiene por qué ser costoso. En nuestra firma, nuestros consultores y socios, somos fehacientes creyentes de que muchas buenas practicas pueden adoptarse y adaptarse a los presupuestos de las empresas, el dinero en realidad No debe continuar siendo un limitante para implementar muchos de estos esquemas por los Directivos o responsables de Capital Humano en los negocios, así mismo, consideramos que estos programas como otros son independientes al giro o sector de la empresa, a su tamaño y a su volumen de personal. Así sea una micro o gran empresa todas pueden beneficiarse de estos esquemas, ya que sufren los mismos fenómenos organizacionales. Así que daremos como es nuestra costumbre ideas prácticas y simples de implementar, incluyendo de bajo costo; respetando las fases del proceso de Bienvenida u OnBoarding:

1) Antes del Ingreso: es importante comprender que la organización y la comunicación en esta etapa con el futuro integrante de nuestra organización, son vitales, evitando que se sienta en el vacío. Nuestro futuro colaborador esta emocionado y nervioso, así que es importante que se sienta acompañado durante este proceso previo al ingreso.

a) Una mail o carta de Bienvenida por parte del área de Capital Humano es importante al nuevo colaborador; no estamos en contra de la comunicación rápida con herramientas como Telegram, Whats u otros medios, pero aquí si queremos ser claros, estos mensajes su función es brindar datos rápidos y no una comunicación organizacional formal y profesional, por mucho que nos ayude la IA en crearlos y sean prácticos y fáciles no dan la seriedad que requerimos como nuevos ingresos en la empresa y nos deja una sensación de cierto grado de informalidad. Dicho lo anterior, cuando enviamos un mail o carta de Bienvenida, recomendamos incluir una breve lista de los pasos a seguir dentro del proceso de incorporación para el futuro colaborador, con la información requerida para comunicarse a Capital Humano en caso de duda.

b) Contar con un Check List o listado de puntos a cumplir antes, durante y después del ingreso del nuevo integrante es necesaria, ya que esta puede ayudarnos a garantizar que estamos listos para recibirlo, además de dejar una buena impresión y no ir arrastrando pendientes. Recomendamos que se cree por puesto y nivel de responsabilidad – genéricos- y no por persona que ingrese. Debiendo involucrar en el cumplimiento de este listado a todo aquel departamento o función que así lo requiera la organización. Además, debemos acordar los tiempos reales de cumplimiento de los entregables con los responsables de otros procesos, este punto para los responsables de Capital Humao y de Administración es crítico para incluso mejorar procesos de adquisiciones (compras) y presupuestos de la organización.

Seamos francos, quien no ha visto o quizá vivido lamentablemente llegar a una empresa donde no tienes ni un lugar donde sentarte, no tienen listo tu equipo de cómputo, te dan un uniforme que no es de tu talla en lo que llega el tuyo, no esta configurado el equipo, el mail, etc., la lista de las cosas básicas que requieres como nuevo ingreso ni esta lista desde el primer día y los días subsecuentes, por lo que irónicamente, tienes que trabajar con recursos propios para producir resultados desde el día uno, esto puede evitarse si antes de cualquier contratación los responsables de contratación tienen un Checklist claro de lo que son los “entregables” que el nuevo ingreso requiere para incorporarse a su trabajo desde el primer momento de formar parte del negocio.

c) Comunicación interna, este punto permite y deja a la creatividad de los departamentos de capital humano decidir el cómo realizar esta actividad, muchas veces sabemos y comprendemos que ir de lugar en lugar presentando a la persona es imposible, lento, tedioso y jamás conoce a todos; si la dimensión de nuestra empresa es muy grande o con varios horarios, así que debemos hacer uso de todo medio interno que permita dar a conocer al nuevo integrante al personal de la empresa.

Este aspecto incluye comunicar a todo aquel que debe estarlo con anticipación, para que en recepción y vigilancia sepan quién eres y evitar que un nuevo ingreso espere a que lo reciban, quedándose con la sensación de que nadie estaba en realidad enterado de su llegada al equipo. Al comunicar a la organización un nuevo ingreso permitimos reducir la brecha de adaptación del nuevo integrante al equipo, con sus clientes y proveedores internos y con el negocio.

d) Documentación necesaria, una parte del proceso administrativo legal de cualquier empresa es la solicitud y entrega de documentación mutua, sin embargo, fomentamos que se realice el uso de tecnología para el envío de la misma, debido a que con esto simplificamos el tiempo y proceso de ingreso del trabajador, además de que nos permite realizar procesos internos de verificación y alta del nuevo colaborar, dando una imagen más ordenada y disciplinada de este proceso, agiliza muchos procesos propios del armado documental de expedientes y además nos permite tener la data con la mayor anticipación posible para otros proceso internos y externos que de la misma dependen.

Este tipo de aspectos, mejora la eficiencia y productividad de Capital Humano, permite al nuevo ingreso enviar todo digitalmente – algo que aun vemos que muchos hacen directo en la empresa, invirtiendo un tiempo improductivo para el negocio- pudiendo haberlo anticipado y hecho por parte del candidato. La tecnología de hoy en día nos permite agilizar proceso hasta que requieren la firma de los nuevos integrantes y muchos de ellos son de bajo costo para la organización, lo cual permite incluso garantizar a la empresa el cumplimiento legal de este importante parte del proceso de contratación e ingreso en la empresa.

2. Durante el Ingreso: Esta etapa es la más importante, es donde hacemos sentir como su nombre lo dice Bienvenido al nuevo colaborador, debemos garantizar que la persona se sienta esperada por nosotros, y que lo tratemos con toda la calidez y acompañamiento necesarios para reducir su nerviosismo y elevar su nivel de adaptación al puesto, al equipo de trabajo y a la organización.

a) Recepción por parte del personal de Seguridad: Debemos garantizar que ellos sepan nombres, puestos y fechas de ingreso del nuevo para que enfaticemos con ellos la importancia de tratarlos como un empleado y no como un extraño.

En una empresa en la pudimos crear e implementar este tipo de procesos y este punto en específico nos encantó ver como el personal de Seguridad, creó un cartel con una leyenda que decía “Bienvenidos a (nombre de la empresa” y lo colocó en cada lugar de estacionamiento que sería para los nuevos ingresos. Otro ejemplo, fue cuando en Recepción, colocaron un cartel en una de las puertas de acceso que indicaba “Acceso para nuevos ingresos… Bienvenidos a (nombre de la empresa)” una vez que cruzaban la puerta cada persona era recibida por la recepcionista y les indicaba el camino a la sala donde recibirían su equipo y herramientas de trabajo, así como una inducción.

Estos simples y sencillos gestos hacían que la gente desde el primer día entrará con una sonrisa a su nuevo reto profesional y efectivamente, se sintieran Bienvenidos.

b) Proceso Administrativo: Toda persona en su incorporación recibe por parte de la empresa documentación, políticas, etc. Por lo cual recomendamos el armado de Kits de Bienvenida, los cuales ya tenemos listos desde que la persona llega, así como designar un área específica para este proceso donde se brinde como cortesía una café, agua o jugo, ya que muchos nuevos ingresos pueden estar tan nerviosos al salir de casa que olvidan tomar algo antes de iniciar su nuevo reto laboral con nosotros, y esto siempre los ayuda a sentirse bien desde el primer día.

c) Inducción: Es el proceso tradicional de capacitación a la empresa, el cual sin lugar a dudas es importante que se imparta, tanto por aspectos legales como por orientación al personal, pero lo cierto es que de tanto nervio, el empleado suele olvidar la mayoría de lo que le explicamos en esta etapa, así que, recomendamos solo ahondar en puntos de importancia, respaldándonos nuevamente con medios o formas a través de los cuales el nuevo colaborador sepa que puede consultar más adelante en caso de necesidad o duda, lo cual sucederá.

Es importante en esta etapa hacerlo ágil, pero con la información necesaria clara, sugerimos acompañarlo de dinámicas o ejercicios en juego que permitan una atmosfera diferente y relajante de Inducción.

Nuevamente en este aspecto la tecnología nos puede permitir incluso dar accesos con herramientas y plataformas remotas antes del ingreso del colaborador para que no se sienta abrumado el primer día con tanta información. Debemos aprovechar la tecnología para eficientar y agilizar, pero también para acceder a información clave con calma.

En este rubro queremos ser honestos, existen muchas organizaciones que por su tamaño, complejidad o legalidad que deben cumplir abarcan grandes cantidades de tiempo en la inducción, teniendo que garantizar aspectos críticos legales, de seguridad, de cumplimiento para el control o reducción de riesgos del negocio. Sin embargo, lamentablemente el colaborador se satura y olvida gran parte de dicha información al ser tanta data nueva a asimilar en un corto periodo de tiempo. Además, infortunadamente hace tedioso y lento el proceso de inducción a la empresa.

Por eso, invitamos a nuestros lectores a que adopten un modelo que en RM hemos comprobado, inducción por niveles y etapas, con acompañamiento constante durante al menos los primeros 15 días en el negocio. Un mentor de inducción hace una diferencia enorme en un proceso que realmente garantiza conocimiento, entendimiento y disminución de riesgos, en lugar de encerrar 1 o 2 días seguidos a un nuevo ingreso en una sala donde, si bien nos va, ve rotar al instructor que le expondrá su tema, y así una y otra vez, para luego llevarlo al nuevo puesto y asegurar que “ya recibió la inducción” pero de la cual retuvo solo lo indispensable y seguramente tiene dudas no resueltas.

d) Presentaciones: en este punto consideramos que debe la persona presentarse en un escenario más formal con aquellos que en cuyo puesto tendrá relación cercana o cotidiana, así que recomendamos incluir a jefes, pares, clientes y proveedores internos. Solo aquellos en que aplique verdaderamente deberán de organizarse con los clientes o proveedores tiempos específicos para conversar, aquí fomentamos que sea en escenarios de charla, sin tensión de presentaciones o demasiada formalidad, así mismo recomendamos que este aspecto sea para puestos de control, liderazgo o toma de decisiones más que operativos con un enfoque claro sobre: “cuales son los aspectos que esperamos o deseamos considere en su agenda en los siguientes tres meses dentro del cargo”.

e) Puesto de Trabajo: No hay nada más tranquilizador que tener y conocer tu espacio de trabajo, ese lugar donde estarás realizando tu día a día y donde necesitas sentirte parte, ya que sabe bien que tendrán largos periodos juntos. Así que debemos hacer lo posible por que dicho espacio de trabajo no solo esté disponible, limpio sino con todas las herramientas que el nuevo colaborar requiere para el ejercicio de sus funciones, si a este espacio podemos agregarle algún detalle que diga “Bienvenido” o un pequeño detalle independiente al Kit mencionado anteriormente, podemos estar seguros que nuestro nuevo integrante cada vez está más convencido que tomo la decisión correcta, al aceptar nuestra propuesta de trabajo.

f) Conocer las Instalaciones: muchas empresas optan por un recorrido formal y explicativo del proceso lo cual es bueno, sin embargo, no debemos limitarnos, debemos hacer uso de tecnología con recorridos virtuales, o bien podemos hacerlo con el protocolo necesario, pero más dinámico y participativo. Queremos enfatizar que este recorrido no debe hacerse en unas horas debe dársele la importancia necesaria, y quizá hacerlo por etapas para que también el nuevo ingreso vaya poco a poco asimilando la información y sacando sus dudas durante el proceso de conocimiento de las instalaciones, reglas y procesos; lo cual lo hace, como comentábamos, más participativo, como ya se comentó previamente.

3. Después del Ingreso: Nada más necesario, después de haber estado tan estresados, atareados y nerviosos como nuevos ingresos, que alguien recuerde a cierto tiempo que aun estas adaptándote y conociendo tu puesto, tu equipo de trabajo y a la organización, así que es la etapa de acompañamiento y coaching más importante para la empresa.

a) Entrevista de Ajuste: Debemos hacerla, si, así de enfáticos, debe hacerse no para ver solo como se siente la persona un tiempo después de su ingreso, sino para que sepa que aunque ya está contratado y forma parte del equipo, no hemos olvidado que puede aún tener dudas, inquietudes y porque no, sentimientos que compartirnos, es muy importante que este proceso se haga en un ambiente amigable, poco formal, al calor de un café un té, en un área acondicionada para relajarse y escuchar al colaborador y permitirle externar sin interrupciones sus impresiones de lo que ha sido hasta ahora su proceso dentro de la empresa, el equipo y el puesto. Estas no tienen por qué ser solo al principio y una sola vez, pueden hacerse en diferentes ocasiones, un empleado es siempre una rica fuente de información de cómo y dónde mejorar como empresa.

b) Ajustes y acciones post Ingreso: Así como tenemos una lista de verificación antes del ingreso, así mismo, debemos crear un compromiso interno para realizar los ajustes necesarios que por alguna razón no están facilitando al colaborador un mejor proceso de adaptación. Comprendiendo que el proceso de mejora continua que hagamos con planes de acción enfocados a resolver los asuntos pendientes o bien a mejorar nuestro propio proceso de Bienvenida para otros integrantes en el futuro permitirá evolucionar como organización y equipos de trabajo.

Queremos ser recordados como una organización diferente, pues hagamos del programa de Bienvenida u OnBoarding una proceso deleitable para nuestros nuevos integrantes, dejemos a través de las diferentes etapas del programa una huella que haga no solo inolvidable el proceso, sino veámoslo como un proceso de crecimiento conjunto y de apertura por parte de la organización, si afirmamos que el Capital Humano es importante para nosotros, entonces…hagámoslos sentir así de importantes, incorporemos a nuestros programas el enfoque de: “New experience”.

Cualquier asesoría y esquemas enfocados a implementar o mejorar programas de Bienvenida en sus empresas, estamos para servirles.

Les deseamos ¡Éxito empresarial!

Autor: Velia Miranda

CEO RM Consulting Group México